تدقيق: عبير الغامدي

مراجعة: محمد المهندس

فريق عملك متفاني وشغوف بما يقوم به، ولكن يحتاج في بعض الأحيان إلى دفعات إضافية من أجل الاستمرار.

قد تكون مستغرقاً في عملك، حتى يأتي زميل عملك و”بحسن نية” يتناقش مع أعضاء الفريق عن مسلسلاتهم المفضلة على نتفلكس! وفي حين أنك منفتح عادة للحديث مع زملاء العمل إلا أن هذا ليس الوقت المناسب، لأن سير الإنتاجية قد تعطل.

ويسلب أمثال هؤلاء انتاجيتك، بما تعنيه من وقت ثمين ومال، بالإضافة إلى ما يسببونه من تشتيت للانتباه، وذلك حتى وإن كان فريقك مليء بالعباقرة المبدعين أو بفطاحلة الحساب والرياضيات. ويستطيع موظفوك في نهاية الأمر العودة إلى مسارهم الصحيح ما إن قمت بتوجيههم ليصبحوا منتجين و يستمروا في ذلك.

وإليك أربعة أفكار إبداعية تساعدك على تطوير إنتاجية الموظفين في مكان العمل:

• حدد الوقت:

طُلب من ماكلانهان الرئيس التنفيذي للتدريب والتخطيط الاستراتيجي لشركة سي جي ماكلانهان – CJ McClanahan العمل على حل مشاكل في الإنتاجية التي تعاني منها إحدى المنظمات، وسرعان ما أدرك مكمن المشكلة.

وقال: “كنت أقدم نصيحة لشركة كان يعمل موظفيها عشرات الساعات دون نتائج تُذكر، فكانوا كمن يدور في حلقةٍ مفرغة، وكانت نصيحتي لهم هي تقليل عدد ساعات العمل الى ٤٠-٥٠ ساعة أسبوعياً، وألا يأخذوا أجهزتهم المحمولة إلى منازلهم”.

وقد كانت النتيجة مذهلة، فقد ارتفعت إنتاجية الشركة بشكل كبير جداً، واقترح ماكلانهان أيضاً إعطاء الإذن للموظفين بإغلاق أبواب مكاتبهم متى احتاجوا لذلك من أجل تقليل الملهيات والتركيز على الأولويات.

وفسر ذلك قائلاً: “يكون ذلك بتعليق إشارة على الباب أو المكتب، أو رسالة بريد إلكتروني تطلب عدم المقاطعة عند تشغيل سماعات الرأس، أو بعمل نظام  بطاقات باللون الاحمر والأصفر والأخضر، فتكون البطاقة الحمراء بمعنى يُمنع الدخول ومقاطعة العمل نهائياً إلا في حالة وجود حريق، والصفراء تعني أن الموظف يعمل لكن يمكنك مقاطعة عمله والدخول، وأما الخضراء فتعني أن الموظف متاح مئة بالمئة”.

• جدولة أوقات الاستراحات الممتعة:

يحتاج فريق عملك إلى استراحات عمل خلال اليوم لتخفيف الضغط، وتحفيز تدفق الجانب الإبداعي والانتاجي لدى الموظفين.

تتفهم فيرونكا ويندي حاجة فريقها إلى المبادرات والمواقف الطموحة، وويندي هي مؤسسة شركة جادور ڤي المتخصصة في ملابس السهرات النسائية، وقد قامت ويندي بوضع أهداف صغيرة يتم تنفيذها خلال اليوم لتعزيز نشاط الفريق.

فشرحت ذلك قائلة: “خصصت وقتاً لاستراحة لتناول القهوة عند الساعة ١١ صباحاً، حيث ننعم بوقت للاسترخاء أو أخطط لعمل لعبة للحفاظ على روح الحماس، لأني أؤمن بأن الموظفون السعداء هم الأكثر إنتاجاً، لذلك أحاول تخصيص استراحات قصيرة اثناء العمل حيث نتذوق فيها بعضاً من البيرة بعد الغداء”.

تضمن محاولات ويندي لإثارة حماس فريقها عدم تعرضهم للإجهاد أو الضغط الذي قد يبطئ الانتاجية ويقلل من المستوى الإبداعي.

كن على دراية بثقافة موظفي الشركة أثناء تخطيطك لتحديد أوقات استراحة عمل ممتعة، فإن كان فريق عملك من محبي الطعام، قم بمفاجئتهم بغداء أو بدروس طبخ كل أسبوع، أو أحضر مدرب يوغا في استراحة عمل لمدة 20 دقيقة كل ثلاثاء أو خميس إن كانوا ممن يميلون للإسترخاء اكثر.

• دعهم يتحركون!

يسهل الادرينالين من عملية التركيز والانفتاح في عقولنا، وقد لاحظ جيمس مكارثي، وهو الرئيس التنفيذي لمختبرات المواقع، وهي وكالة خدمة تحسين محركات البحث “SEO” أن معنويات وإنتاجية فريق العمل تزيد عند قيامهم بعدة أمور معينة.

يفسر مكارثي ذلك قائلاً: “أعطينا ساعة فيت بيت FitBit لجميع الموظفين، وهي ساعة رياضية تحسب خطوات المشي وتقوم بالتذكير بذلك، وذلك لتشجعهم للقيام من مكاتبهم ساعة واحدة وممارسة المشي لوحدهم أو مع بقية الزملاء لمقارنة متعقب المشي التحليلي ليتنافسوا فيما بينهم بعدد الخطوات الأكثر”.

أصبح فريق العمل متحمساً لمقارنة عدد خطواتهم، حتى أنهم بدأوا بخسارة الوزن والشعور بالصحة أكثر من ذي قبل.

وأضاف: “لم يقتصر ذلك فقط على تحسن المعنويات، بل أيضاً زيادة في جودة العمل الإنتاجي وانخفاضاً في التغيب عن العمل”.

ويفضل بعض الموظفين العمل معاً لتحقيق هدف ما، بينما يمتلك البعض الاخر روح منافسة عالية، ولا يهم مدى وصولهم للرشاقة المطلوبة، فما يهم هو أن ينهضوا ويتحركوا فذلك يحسن مزاجهم ويجدد شغفهم نحو العمل الجماعي ويرفع إنتاجيتهم.

• أعطِ الموظفين فرصة للتحكم

بصفتك مدير أو قائد فمن الطبيعي أن يكون لديك رغبة شديدة بالتحكم عندما ترى أن الإنتاجية قد انخفضت، ولكن وجدت سيليست جيامبيترو نائبة رئيس التسويق في PebblePost أن إعطاء فرصة للموظفين للتحكم ساعدهم على استعادة إنتاجيتهم.

فقالت جيامبيترو: “قررت التوقف عن محاولة تنظيم الاجتماعات، وتركت مساحة للموظفين، ومن ذلك المنطلق قمت بتكليف عضو آخر من الفريق ليكون مسؤولاً عن تنظيم الاجتماعات كل أسبوع، وما حدث كان مذهلاً، فقد تشارك الأعضاء أموراً ملهمة، ولم يسيروا حسب جدول الاعمال فقط”.

فعندما تعطي للموظفين فرصة للتحكم بأهدافهم واجتماعاتهم فإن ذلك يحمسهم لإثبات أنفسهم.

وتساعد أدوات إدارة الأداء في البقاء مسيطراً والسماح للموظفين بالتحكم في آن الوقت، وتسهم هذه الأدوات في بناء فريق عمل أكثر إنتاجية وحماس ليتموا يومهم كما يرونه مناسباً.

المصدر