كيف تطور عملية العصف الذهني بفعالية

ترجمة بتصرف لمقال: (How to Develop an Effective Creative Brainstorming Process by Courtney Symons)

ترجمة: ميساء غازي

تدقيق: آلاء آل مسعد

يمكن أن تكون فكرتك العظيمة القادمة السبب في نجاح عملك. وربما تكون ميزة لتغيير الطريقة التي يؤدي بها عملاؤك عملهم أو خدمةً تُسهل مجرى حياتهم. إلا أن الوصول إلى تلك الفكرة العظيمة يمكن أن يكون تحديًا. بينما يمكن لشخص واحٍد أن يعرض سيناريو من منظور فردي فقط فإنه من المهم جدًا أن تستقي ذلك من ذكاء فريقك مجتمعاً من خلال تبادل الأفكار “العصف الذهني الذي يعتبر ضرورياً في تطوير عملية الإبداع الفعالة “العصف الذهني.”

و سيتناول هذا المقال نصائح لإعداد جلسات العصف الذهني ومتابعتها حتى يستفيد كل فرد من وقته بخلق مساحة آمنة لتبادل الأفكار الإبداعية التي قد تصبح ثروتك المقبلة.

لماذا نستضيف “العصف الذهني” الإبداعي ؟

قد تؤدي كلمة “العصف الذهني” إلى إثارة عاطفتك. فربما حضرت اجتماعات مذهلة حققت وأثمرت في نتائجها، أو اضطررت لحضور اجتماعات تافهة جدًا أدت إلى نتائج رديئة.  وبهذا ينشأ عامل النجاح والإخفاق من عملية “العصف الذهني” الفعالة.

وأول من استخدم تعبير “العصف الذهني” هو رئيس الإعلانات التنفيذي “اليكس فيكني أوسبورن” في 1942 ويعني (إثارة مشكلة مبتكرة والقيام بذلك بطريقة عشوائية فمع كل فكرة نهاجم نفس الهدف.)

لكن مشكلة “العصف الذهني” التقليدي هو احتمالية أن يؤدي بسهولة إلى التفكير الجماعي، فكل شخص يبني على فكرة الآخر بدلاً من ابتكار أفكار مبدعة حقاً. وهذه هي الطبيعة البشرية لإثبات النفس أمام أفكار الغير. وستتدارك ذلك من خلال تطوير عملية “العصف الذهني” الفعالة التي ستحوم في أفق أفكارك وتخرجها.

وقد أَجرَيت مقابلة مع موظف “شوبيفي” «لوس لافونتين» والذي يُسمى رسمياً “صانع الموهوبين” ولأَصِفهُ بدقةٍ أكثر فهو ساحر “العصف الذهني الذي شرح لي جميع أساسيات هذه العملية وهذا ماسأفعله لأجلك.

التحضير لعملية ” العصف الذهني:

يقول «لوس» عن هذه العملية : يمكنك القيام بأي شئ لكنك لن تستطيع القيام بكل شيء”. حتى تتأكد أن اجتماعك محل تركيز يجب أن تبدأ بسؤال. مالذي تُحاول حلّه تحديداً؟ والأمثلة الجيدة لمواضيع محددة تشمل “كيف يمكننا الحصول على أشخاص لأداء عمل محدد ما؟. أو “مالذي يمكن أن يؤدي لتحفيز المناقشة في موقع العميل؟” أو “كيف يمكننا الحصول على نتيجة معينة؟”.

إليكم ثلاثة أمور لأخذها بعين الاعتبار كلما خططتم للعصف الذهني:

١- الأشخاص:

المنسق: تحتاج لقائد قوي يعرف ماهية عمله ويجب أن يكون طرفًا محايداً وليس مدير مشروع أو قيادي كما نسميهم في شوبيفي(اسم المدونة). ربما لا تكون أنت هذا الشخص وهذا جيد. فالطرف الثالث سيساعد في  استنباط وجمع الأفكار بطريقة محايدة.

صانع القرار: ستحصل على بيئة آمنة عندما تكون جميع الأفكار متساوية و مقبولة ولكن في نهاية اليوم سيكون هناك قرار ديمقراطي تجاه الأفكار الرابحة.

حدد مسبقاً من هو صاحب الكلمة الأخيرة في الخطوة القادمة. وهذا هو بالضبط مدير المشروع.

الأطراف المعنية:

تذكر النجاح الباهر لشركة “يو اكس”  للهندسة والإنتاج وتأكد أن يكون لديك ممثل من كل قسم ( متى كان ذلك ممكنًا). قد تضم الأطراف المعنية الأخرى فرداً من قسم التسويق أو البيانات أو استراتيجية المحتويات أو إدارة الحسابات. وبذلك فكل من يحضر يجب أن يكون خبيرًا في مجاله.

المعارض: ورغم ذلك فهو مهم (من باعتقادك سيكون الأكثر معارضة ؟) كما يقول “لوس”: «نحن لا نوافق الشخص الذي يجادل لأجل الجدال فقط بل الشخص الذي سيتحداك للدفاع عن أفكارك.» في الحقيقة يوصي “لوس” بأن تدعو الأشخاص في بعض الأحيان على أساس نمط شخصياتهم بناءً على تحليل الانيجرام وربما تحتاج إلى دعوة شخص معارض.

المحرر: يتعين على أحدهم أن يكون مسؤولاً عن تسجيل جميع الأفكار  والاقتراحات التي تُطرح خلال الجلسة. هذا الشخص قادر على مشاركة الأفكار بشكل جيد لكن يبنغي أن يكون التركيز هنا على جمع المعلومات.

٢- المكان:

لا يمكنك أن تكون مبدعاً في مكان غير خلاق. امنح نفسك مساحة لتتنفس واختر مكاناً لا يستخدمه الفريق بانتظام للاجتماع أوالعمل العادي. هذا قد ينطوي على استئجار غرفة في مركز المؤتمرات المحلي أو الفندق أو انتقل إلى طابق آخر في مكتبك (إذا كنت تملك واحداً). كما أن قدرتك على التحكم في درجة حرارة القاعة بشكل جيد يعتبر ميزة. فقد لاترغب بأن تكون حارة جداً  أو باردة جدًا بل متوسطة. تأكد من وجود جدار واحد فارغ وكبير كي يمكنك وضع أوراق ملاحظات “العصف الذهني”. وإذا كان لديك زملاء سيعملون عن بعد استخدم قاعة يوجد فيها شاشة ليتمكنوا من التحاور عن بعد، ووفر لهم وثائق رقمية جاهزة لمشاركتها. أبلغ محررك أنه سيكون مسؤولًا عن كتابة أفكار الأعضاء الذين يعملون عن بعد في أوراق الملاحظات وبالتالي ستحصل هذه الأفكار على نفس الاهتمام. و مشاركة الجميع في نفس القاعة أمر نموذجي عندما يكون ممكناً لذلك تأكد من أن تشعرهم بأنهم موجودون معكم.

التوقيت مهم أيضاً. ونصيحتي هي أن تُرتب الأسبوع فاختر الاثنين (عندما يكون الناس نشيطين ومستعدين للعمل) أو الجمعة (عندما ينهي الناس أعمالهم ويستعدون للراحة) وشخصياً أفضل الصباح الباكر.وتأكد من حصول الجميع على الطعام والشراب.

كما ستحتاج لتحديد طول جلسات “العصف الذهني” وبالتالي يمكنك حجز القاعة بناء على ذلك. افترض ساعة واحدة للجلسة الصغيرة وثلاثة إلى أربعة ساعات للمتوسطة ويوم كامل للجلسة الكاملة.

٣- الأدوات:

عندما نأتي”للعصف الذهني” الإبداعي فالتكنولوجيا القديمة هي المفتاح. إنها مهمة جدًا لمنع الأشخاص من الشرود ومساعدتهم للوصول لأجزاء إبداعية أكثر في عقولهم.

وإليكم بعض العناصر التي ستحتاجونها لتكون في متناول أيديكم في قاعة الاجتماعات:

الكراسي: تأكد أن الكراسي مريحة ومجهزة مسبقاً. سواء كانت كراسي بشكل حرف “U” أو مدورة أو صغيرة.

السبورة البيضاء أو أوراق الرسم البياني: يتيحان للناس الكتابة بأيديهم. وبالرغم أنها تستغرق وقتاً أطول للكتابة مقارنة بالطباعة على الكمبيوتر إلا أنها تسمح للناس بالتفكير بدقة والإبداع أكثر في الأفكار التي يبتكرونها. وبالطبع لاتنسى أقلام السبورة البيضاء أو الملونة.

ورق الملاحظات: مقاس ورق الملاحظات المُلائم لفكرة واحدة هو 3*5 انش لا أكثر  ولا أقل. لذا تأكد من امتلاكك للعدد  الكافي من الأقلام بالإضافة إلى أقلام التحديد لكل شخص في القاعة.

النقاط اللاصقة: بعد جلسة “العصف الذهني” الأوليةعادة ما يكون مفيداً الحصول على لواصق صغيرة مدورة وملونة، فبهذا يستطيع الناس التصويت على أفكارهم المفضلة. امنح كل شخص لاصقين كحد أقصى ( أو تصويتين) في كل سباق “عصف ذهني” ووزعهم وفقاً لذلك.

المؤقت: يمكن أن يكون ساعة أو تطبيق يساعد المنسق على ابقاء الأمور في المسار الصحيح.

المرطبات: إنك لا تريد أن يحتاج الناس لمغادرة القاعة للحصول على مشروب أو وجبات خفيفة ولا ترغب أيضًا أن يصبح الناس جائعين في منتصف الجلسة. لذا قم بتجهيز كل شيء خلال جلسات العصف الذهني.

نصيحة محترف: “لوس” لديه مجموعة تدريب جاهزة دائماً للعصف الذهني (صندوق مليء بأقلام التحديد وأوراق الملاحظات والملصقات) وبالتالي لن يرتبك إذا طرأت جلسة العصف الذهني فجأة.

تدريب المنسق

وظيفتك كمنسق هي لتنفيذ أفكار الآخرين وليس أفكارك.

فربما لا تكون دائماً المرشح المثالي لتنسيق جلسة “العصف الذهني” لكن يمكن أن تكون مهارات التنسيق مفيدة في نواح كثيرة من حياتك. مع أصدقائك في المطعم عندما يخرج الخلاف عن السيطرة أو في اجتماع العملاء عندما يتجادل الطرفان أو عندما تكون في منتصف مناقشة.

المنسق الجيد يستطيع فهم ما يجري فهم أذكياء اجتماعيًا ويستطيعون أن يُشعِروا مجموعة كاملة من أشخاص مختلفين بالراحة. كما يحتاج المنسق أن يكون قادراً على القول بصوت عال في المجموعة ” ما هذه الفكرة العظيمة. دعونا نسمع من ( ويضعون اسم الشخص الأكثر هدوءًا) الآن”. ويجب أن يكون محايدًا فهو ليس مشاركاً في الجلسة ولا يجب أن يفعل ذلك من تلقاء نفسه.كما يجب عليه جمع الأفكار وهي مهمة صعب جدًا بالنسبة للبعض.  فوظيفتك كمنسق هي لاستخلاص أفكار الآخرين وليس من نفسك.

ينصح لوس بالعمل كمتطوع لزيادة مهاراتك في هذا المجال. قدم نفسك إلى غريب واحضر محاضرات توستماسترز” واغتنم الفرص لتقف على المسرح وتتكلم. فهذا سيجعل المناسبات العامة أقل رعبًا وعندها ستبني الثقة اللازمة لتكون عاملاً مطمئنًا في قاعة “العصف الذهني”.

عملية تبادل الأفكار

لتتأكد أنك حصلت على النتيجة الأمثل من جلسات “العصف الذهني”  أخبر جميع الحضور في أبكر وقت ممكن حتى يتمكنوا من تحديد الموعد في تقويمهم. ابحث عن تسليم جدول الأعمال مقدمًا، وبذلك سيعرف الناس كم سيمضي من وقتهم. واعرض عليهم السؤال الرئيسي الذي ستبحث عن حله ليمكنهم تحضير بعض الأفكار مسبقًا ومن ثم الانطلاق للعمل.

عندما يصل الجميع إلى القاعة هذا ما يجب أن يكون عليه اليوم:

كسر الجمود

يمكن القول أن أهم عنصر في عملية “العصف الذهني” هي التأكد من أن الجميع مرتاح في مشاركة أفكارهم. والفكرة الأعلى صوتاً ليس بالضرورة أن تكون الأفضل. وإذا لم يكن جميع من في القاعة يعرفون بعضهم  تأكد من فعل ذلك.

“سؤالي المفضل حتى يشعر الجميع بالأُلفة هو “أخبرني أسوأ حكاية لتصفيف شعرك”؟ يقول لوس. لدينا جميعاً دائمًا قصةً جيدة”.

ضع قواعد العمل

بعد اطلاع الجميع، من المهم أن تفرض القواعد الأساسية التي يجب تحديدها حسب المجموعة بناءً على كيف يتفق كل واحد على التصرف.

أمثلة قواعد “العصف الذهني” يمكن أن تشمل:

_لا توجد فكرة غبية.

_ أجل الإنتقاد، ولاتتردد لتسأل وتستفسر، لكن انتظر حتى يقرر الفريق هل يبحث في تلك الفكرة المحددة لتقديم أي آراء بناءة.

_ لاتبحث عن الحلول، تفادى التركيز على الحل في المراحل المبكرة من “العصف الذهني” وركز فقط على المشكلة.

_ لست بحاجة لرفع يديك حتى تتحدث لكن تأكد أنك لم تقاطع أحدًا.

_ لاتستخدم الهواتف أو أجهزة الكمبيوتر المحمولة.

بإمكان فريقك إنشاء أي أسس يعتقدون أنها ستساعد في عملية “العصف الذهني”.و يجب أن يكتب المنسق هذه الأمور ويحتفظ بها في مكان يستطيعون رؤيتها فيه بوضوح حتى تكون مرجعًا عندما أو إذا كسر أحدهم هذه القواعد.

ابدأ بهدوء

لقد أشرت إلى مجموعة التفكير والناس الذين لا يشعرون بالراحة الكافية للحديث. هناك طريقة رائعة للحد من هذا الأمر وهو أن تبدأ بهدوء من خلال “العصف الذهني” الفردي بتدوين كل شخص لأفكاره في أوراق الملاحظات. و يسمى هذا المفهوم “الكتابة الدماغية”وقد أشارت الدراسات أن عملية “العصف الذهني” المحددة تخلق المزيد من الأفكار بنسبة 20% و42% أفكار ابداعية أكثر مقارنة بمجموعات “العصف الذهني” التقليدية.

وإذا كنت تُنظم برنامجًا للتصميم السريع فرسم الأفكار قد يكون فعالاً وفي الحقيقة حتى لو لم يكن هناك سباق للتصميم أحياناً تكون الصور أكثر إلحاحاً من الكلمات عند محاولتك لشرح الفكرة لأحدهم لذا اعمل على الأمرين.

كما ينصح لوس أن تدوم هذه الدورة الفردية أو “العاصفة اللاصقة حوالي ثلاث دقائق. وتأكد أن تستخدم مؤقتًا حتى تتحقق أنك في المسار الصحيح. عندما يقوم الناس بتدوين أفكارهم يمكن أن يبدأ المنسق بجمع أوراق الملاحظات وينطلق لتجميعها في موضوعات وأفكار على سبورة بيضاء أو حائط فارغ.

كيف يمكننا…..

إنك تهدر وقت الجميع إذا كان لديك حل سابق في ذهنك.

من المهم جداً ألا تحتوي جلسة “العصف الذهني” على نتيجة محددة سابقًا أو مفضلة فستهدر وقت الجميع إذا كنت تمتلك الحل. ذكرت سابقًا أنه يجب عليك بدء أي جلسة بسؤال، لكنك ربما لا تعرف السؤال الصحيح في بعض الأحيان لتسأله.

إذا كانت هذه هي الحالة يجب أن تبدأ بتمرين “كيف يمكننا …” بحيث تطلب من  الناس التوصل للأسئلة التي ستحدد تركيز جلسة “العصف الذهني” الفعلية. مجددًا 3 دقائق تحديدًا ستكفي ويبقى دور المنسق هو نفسه (جمع وتصنيف هذه الأفكار).

بعض الأمثلة لأسئلة “كيف يمكننا…”:

-كيف يمكننا أن نعرف ماذا يريد المستخدم؟

-كيف يمكننا معرفة قياس النجاح، وما الذي نحاول تحقيقه؟

-كيف يمكننا أن نجد طريقة جديدة للوصول إلى هدفنا؟

إذا كنت تستخدم هذه التقنية يمكن للمنسق إرشاد كل فرد ليصوت على أي من الأسئلة التي يعتقدون أنها الأكثر ضرورة للإجابة عليها خلال جلسة “العصف الذهني”. يمكن للناس أن يُدلوا بأصواتهم بوضع الملصقات الملونة على ورق الملاحظات التي يختارونها لكل سؤال من الأسئلة الأعلى مرتبة. رتب لعصفٍ ذهني سريع لتصل إلى “ما”: ماهي الفكرة المجنونة والمبتكرة التي تجيب بصفة خاصة على سؤال “كيف يمكننا؟  وكما هو الحال دائماً راقب الوقت.

أخيراً “العصف الذهني”

لقد حان الوقت لتبدأ التفكير في اتخاذ مبادرة.

بعد وضع جميع أسئلتك وأفكارك على الحائط وإدلاء كل فرد بصوته من خلال استخدام الملصقات، حان الوقت لتبدأ التفكير بالمبادرة. إنه من المفيد قبل القفز إلى هذا الجانب من “العصف الذهني” أن نلاحظ حاجتك إلى إعطاء الفريق وقتًا للراحة أو لتناول وجبات خفيفة.

وعندما يكون الجميع منتعشًا ومستعدًا يجب أن تقرر المجموعة مع بعضها أي من الملاحظات اللاصقة لابد أن يخرج من المجموعة الحالية (أي: هل هذا سؤال للموارد البشرية بدلًا من شركة يواكس؟) ينبغي للمنسق أن يحاول صياغة وجمع أكبر عدد ممكن من النقاط ليتأكد أن الجميع يتبعها. إذا كان من الصعب قراءة أو فهم أي من الملاحظات لا تخشى سؤال الأشخاص ليشرحوا لك.

عندما تُطرح الأفكار ذات الأولوية للتصويت سيكون الوقت مناسب للمبادرة، وإليكم سؤالين يجب أن تحددها المجموعة قبل مغادرة القاعة:

ماهو موعدنا النهائي؟

وهذا سيختلف اختلافاً كبيرًا تبعاً لغاية المشروع. يمكن أن يتراوح ما بين “الأسبوع المقبل” إلى “نهاية العام”. تأكد أنك اختيارك طموح ولكنه قابل للتحقيق في إطار زمني معين.

من سيملك هذا؟

قد يكون مدير المشروع هو من سيتحمل ملكية كل هذه البنود المتسلسلة ولكن بالتعاون بين الفريق -بمعنى أنه يمكن أن يكون هناك أطراف متعددة لكل بند- حدد من سيكون المسؤول عن كل ورقة ملاحظات.

المتابعة

عملية “العصف الذهني” المتابعة

المتابعة الحثيثة تأتي بنفس أهمية عملية “العصف الذهني”. تأكد أن هذه الأفكار العظيمة التي عملت عليها بجد قد تحققت بالفعل. حدد آلية لمتابعة كل مسؤول عن خطوات العمل المتفق عليها وهذا ليس دور المنسق بل هو دور مدير المشروع الذي يقوم بالعمل عن قرب.

رغم ذلك تبقى واجب نهائي واحد لك كمنسق وهو إرسال استطلاع بعد عملية العصف الذهني لجمع ردود الفعل حول الجلسة. مالذي أعجب الناس؟ مالذي لم يعجبهم؟ مالذي يمكن تعديله؟ كن منفتحاً بشأن هذه الأفكار لأنها ستساعد على تشكيل وتحسين عملية “العصف الذهني” في المستقبل.

الإستراتيجيات البديلة

الآلية المبينة أعلاه هي إحدى الطرق التي تعمل بشكل جيد مع بعض الناس لكنها لن تكون بحجم واحد لكل شخص.

سأشارككم أدناه بعض الأدوات والمصادر  والإستراتيجيات البديلة التي يمكنك تجربتها من أجل التوصل إلى عملية “العصف الذهني” الخاصة بك:

قبعات التفكير الستة

هذه طريقة تبادل للأفكار “عصف ذهني” طورها الطبيب النفسي ادوارد دي بونو، حيث وضع 6 قبعات بألوان مختلفة أو طرق تفكير حول مشكلة محددة. القبعة الحمراء على سبيل المثال تمثل البديهة أو الإحساس الفطري بينما تشير القبعة البيضاء للمعلومات وماهية الحقائق الموجودة لدينا؟. كل مشترك عليه تعيين قبعة ليلبسها “وبوضوح أكثر هذا هو الدور الذي يلعبه” أثناء جلسة “ألعصف الذهني أو يستطيع المنسق تكليف كل فرد بلبس قبعات مختلفة أثناء حصص مختلفة من جلسة “العصف الذهني”.

ابتكر كرة الشاطئ

حتى يقوم المصمم شوبيفي “فيرن هوتو”  بمناقشات مع فريق مصمميه ابتكر  هذه التقنية. والفكرة خلف استخدام كرة الشاطئ تكمن في تحديد المتحدث وإضفاء طريقة مرحة للحفاظ على النظام أثناء جلسة “العصف الذهني”.

الخرائط الذهنية

تعتبر جيدة خاصة التصاميم التي تتعلق بجلسات “العصف الذهني.” والخرائط الذهنية هي رسومات لترتيب المعلومات بصرياً. فالمفهوم الأساسي أو الموضوع هو الرسم من المركز من ثم تتشكل الأفكار والكلمات لذلك الموضوع الفرعي من المركز. فهي طريقة عظيمة للمتعلمين البصريين إلا أنه من الصعب ضمها في مجموعة الإعداد مقارنة بالملاحظات اللاصقة.

الأفكار الثمانية

كل شخص يحصل على ورقة فيها ثمان صناديق. اضبط مؤقتًا لثمان دقائق واطلب من الناس أن يرسموا ثمان أفكار سريعة ضمن ذلك الوقت. اطلب من كل شخص أن يعرض ثلاثة  أفكار للمجموعة وبعد ذلك يصوت عليها الناس باستخدام النقاط اللاصقة الملونة وذلك لتحديد بنود العمل. إنه  تمرين رائع لوضع النماذج المستعجلة و برامج التصميم السريع.

المصدر

أحدث المقالات
أحدث التعليقات
الأرشيف

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *