إعادة تأهيل بريدك الإلكتروني: نصائح عمليّة لعلاج الإدمان.

Email Detox: Practical Tips To Cure The Addiction

ترجمة بتصرّف لمقال: (Email Detox: Practical Tips To Cure The Addiction by pim)
مصدر الصورة: Unsplash

كتابة: Pim in Experiments

ترجمة: ربى الهاجري @Rubaalha1

تدقيق: ريم ريحان @reemrayhan

 

تفقد وإرسال رسائل البريد الإلكتروني مشكلة تكتسح أماكن العمل اليوم، صحيح أنه يسّهل التواصل حول العالم، ولكنه بذات الوقت يستنزف الإنتاجية والتركيز.

تُرسل وتُستقبل 126 رسالة يوميًا من كل موظف، والأسوأ من ذلك الموظف العادي يقضي ٢٠ ساعة في تصفح البريد الإلكتروني في الأسبوع، 20 ساعة في الأسبوع!

لذلك حان وقت إعادة التأهيل.

وقت التأهيل

الأستاذة جلوريا مارك بجامعة كاليفورنيا تُدرّس الإلهاء الرقمي، ذكرت أنه عندما يتشتت انتباه الناس قد يتطلب الأمر منهم ثلاثة وعشرين دقيقة للعودة إلى المهمة الأصلية، لن يؤثر علينا إذا تشتت انتباهنا مرة أو اثنتين باليوم، ولكن دراسات عدة وجدت أن الموظفين المكتبيين يتشتت انتباههم كل ثلاث دقائق.

المشكلة واضحة وعظيمة.

بدلاً من مشاركة الأفكار الخلّاقة من أكثر أماكن العمل تقدمًا في العالم (وهو ما نقوم به عادةً) ، أصبحنا نشارك بعضنا البعض تجاربنا الخاصة في مدونة Corporate Rebels.

رسائل البريد الإلكتروني مشكلة تكتسح أماكن العمل اليوم، صحيح أنه يسهل تواصل الشركات حول العالم، ولكنه بذات الوقت يستنزف الإنتاجية والتركيز، إليك نصائح عمليّة لعلاج المرض.

 جرّب باستمرار

نحن نثق بتجاربنا، إذا أردت إنشاء مكان عمل جذاب عليك التجربة باستمرار طرقًا جديدة لعمل أفضل، ولهذا نحن نجرب طرق جديدة دائمًا.

مؤخرًا قمنا بتجربة على رسائل البريد الإلكتروني، وهذا ما توصلنا إليه حتى الآن.

صفّر البريد الوارد

هذا هو ما نفضله في جميع الأوقات، أن تجعل الصندوق الوارد خالٍ بالكامل.

هذه الفكرة بسيطة: إذا كانت الرسالة الإلكترونية تتطلب إجراء (رد، قرار، مناقشة الفريق، اإخ) دعها في الصندوق الوارد، لا تتطلب أي إجراء؟ انقلها إلى ملف آخر، شخصيًا لا أفضل استعمال الكثير من المجلدات، ولهذا لدي (الصندوق الوارد الثاني) الذي يدعى «تم»، هذا يجعل البحث في الجيميل (Gmail) و الأوتلوك (outlook) عن الرسائل أسهل، لا داعي إلى ملفات أرشفة معقدة.

لقد عملنا على هذا النحو لفترة طويلة حتى الآن، وهي طريقة تجعل الذهن صافٍ ومرتاحًا.

طرق التواصل البديلة

  • بدل من إرسال رسالة بريد إلكتروني اذهب إلى زميلك بالعمل وتحدث إليه مباشرة.
  • بدل من إرسال رسالة بريد إلكتروني أرفع الهاتف وتحدث مباشرة.
  • بدل من إرسال رسالة بريد إلكتروني استخدم تطبيق مراسلة فورية مثل سلاك (Slack). 
  • بدل من إرسال رسالة بريد إلكتروني أرسل حمام زاجل.

قم بذلك بهذا الترتيب المحدد، وستصل لمبتغاك في كل مرة.

تفقد بريدك مرة باليوم

أجرينا الشهر الماضي أول تجاربنا في التخلص من سموم البريد الالكتروني. أردنا التخلص من الإلهاء والمقاطعات عن عملنا، أردنا التحكم بأولوياتنا أكثر. كنا نفكر في الرباعي أدناه (من كتاب ستيفن كوفي 7 عادات للأشخاص ذوي الفعالية العالية – Stephen Covey’s 7 Habits of Highly Effective People) والتمييز بين العاجل والمهم.

ما هي التجربة؟ قمنا بالرد وإرسال رسالة جديدة مرة واحدة يوميًا، وجعلنا بريد outlook على وضع (الطيران). قضينا٣٠ إلى ٦٠ دقيقة باليوم على البريد الإلكتروني. شعرنا جميعا بالراحة وأننا مسيطرون على عملنا، وبسبب نجاح التجربة، قمنا بالتعديل على التجربة والاستمرار بها، سأحدثكم عنها بعد قليل.

أظهرت دراسات سابقة نتائج مقاربة، تفقد البريد الإلكتروني بشكل أقل يقلل القلق ومن المفارقات أن الناس تجيب أسرع بنسبة ٢٠٪؜!

أوقف الإشعارات

اغلق جميع الإشعارات الظاهرة على هاتفك وحاسوبك المحمول، دعك من هذه الملهيات.

للمصداقية كان علينا إخفاء تطبيق البريد الإلكتروني بهواتفنا كذلك، أكثر أعراض إدماننا إثارة للشفقة؟ أننا نتفقد البريد الإلكتروني بالحمام.

لا تتفقد كذلك البريد الإلكتروني بإجازات نهاية الأسبوع. انتظر حتى يبدأ أسبوع عمل جديد.

متى تتحقق منه؟

وضعنا توقيت تفقد رسائل البريد الإلكتروني بالساعة الحادية عشر ظهرًا خلال أول شهر من تجربتنا لكن كان قرارًا خاطئًا، يقاطع إرسال الرسائل وتلقيها بالساعة الحادية عشر ظهرًا إنتاجية، لذلك أجرينا تعديلات على تجربة هذا الشهر، الآن نفتح بريدنا ببداية اليوم، نتخلص من رسائل البريد الإلكتروني، ونفرغه من الرسائل ثم نتابع عملنا ببقية اليوم.

حتى الآن تعمل هذه الطريقة بشكل جيد مع البعض، وسنختبر في الشهر المقبل إرسال الرسائل في نهاية اليوم، سننتهي غالبًا بتفضيلات مختلفة لكل شخص، فنحن نميل إلى الإنتاج أكثر بأوقات مختلفة، وتفقد بريدك الإلكتروني – لنكن صريحين – لا يكون وأنت في ذروة عملك.

إليك مشورة سديدة من موظفين سابقين في جوجل (google): «من المحتمل أن يكون لديك طاقة أقل […]، ولكن هذا أمر حسن عندما يتعلق ببريدك الإلكتروني، ستكون أقل ميلًا إلى الإفراط في الالتزام بقول “نعم” لكل طلب وارد، وستقل احتمالية كتابة عدة صفحات عندما يؤدي رد بسيط الغرض.»

أوقف جنون الردود التلقائية

تلقينا الأسبوع الماضي ردًا تلقائيًا مضحكًا، ذكر شيء مثل: «لست متواجد بالمكتب لحضوري جلسة تدريب اليوم، لذلك ردي سيكون أبطأ من الطبيعي.» حقًا؟ هل ترسل ردًا تلقائيًا لأنك تتدرب ليوم واحد؟ وحتى لست لا ترد بل ترد «أبطأ»، لابد أنك ترسل رسائلك من الحمام أيضًا.

إنضم إلينا في الصراع  ضد زخم الرسائل، جرّب لمدة شهر واحد تغيير شيء أو شيئين حول كيفية تعاملك مع بريدك الإلكتروني، بعد شهر قيّم تجربتك وعدّلها وحسّنها.

أوه، ولا تنسى أن توقف جنون الـ CC (إرسال نسخة لشخص آخر)، إنه مضيعة لوقت الجميع، أرسل نسخة CC إذا كانت خيارك الوحيد!

انضم لتجربتنا

إنضم إلينا في الصراع  ضد زخم الرسائل، جرّب لمدة شهر واحد تغيير شيء أو شيئين حول كيفية تعاملك مع بريدك الإلكتروني، بعد شهر قيّم تجربتك وعدّلها وحسّنها.

 

المصدر

تمت الترجمة والنشر بموافقة الموقع

 

أحدث المقالات
أحدث التعليقات
الأرشيف

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *