كتبه: Joost

ترجمة وتدقيق: ريم ريحان reemrayhan@ 

المراجعة النهائية: أسامة خان.

إدارة اجتماعٍ مثمرٍ يعدّ تحديًا لدى كثير من المؤسسات، بما فيها مؤسستنا. حيث تستغرق اجتماعاتنا وقتًا أكثر من اللازم. لذلك نستمر بالبحث عن طرق لزيادة فعالية الاجتماع.

الاجتماعات في مؤسسة بيُتزوخ (Buurtzorg)

سجلنا مؤخرًا فيديو لأكاديميتنا Corporate Rebels، وتحدثت مادلون فان تيلبرغ من مؤسسة Buurtzorg عن أهمية الاجتماعات المُنجِزَة في أدائهم لعملهم.

قالت: «فريقنا يعمل معًا منذ ١١ أو ١٢ سنة، ونجتمع كل أسبوعين، وهذه الاجتماعات مفصلية، حيث أننا نتخذ قراراتنا المستقبلية فيها، ونتبادل إنجازاتنا في مهامنا، ونحل الأمور الشائكة معًا. يحضر جميع أعضاء الفريق للاجتماع، ويتبعون قواعد صارمة للحفاظ على الاجتماع مُنجزًا قدر المستطاع».

منهج تسوية مشاكل التواصل (Solution-Driven Methods of Interaction -SDMI) 

بداية ما هو هذا المنهج؟ يستخدم فريق العمل في Buurtzorg منهج تسوية مشاكل التواصل

أنشأه مستشارا دوتش (Dutch) وهما Ben Wenting وAstrid Vermeer في معهد قضايا التعاون الهولندي.

يوجّه منهج تسوية مشاكل التواصل فِرقَ Buurzorg لتعيين مسؤول تنظيم لكل اجتماع، ويضع المنهج نظامًا صارمًا للاجتماع كما هو ظاهر في الصورة.

منهج تسوية مشاكل التواصل

يحتوي منهج تسوية مشاكل التواصل على عدّة خطوات ثابتة، حيث يبدأ كل اجتماع بالمناقشة والاتفاق على ما احتواه تقرير الاجتماع السابق، وتُشارك الملاحظات والتعليقات ثم يُسأل عن وجود أي محاور إضافية. وإذا ما احتّد النقاش عن موضوعٍ ما في هذه المرحلة يُطلب من الأشخاص المعنيين وضع الموضوع كمحور من محاور الاجتماع لمناقشته.

تُحدد محاور الاجتماع النهائية سريعًا، ثم تُناقش المحاور واحدًا تلو الآخر، تُناقش مرورًا بالخطوات الست الثابتة التالية:

١ – يعرض صاحب الاقتراح موضوعه أو سؤاله الذي يريد مناقشته.

٢ – يبرر صاحب الاقتراح سبب طرحه لهذا الموضوع.

٣ – يذكر صاحب الاقتراح الهدف من موضوعه، وهناك ثلاث أهداف: بهدف إخبار بقية المجموعة، أو طلب النصيحة، أو إتخاذ قرار.

٤ – يُنجز الهدف من الموضوع سواء كان الإخبار أو النصح أو إتخاذ القرار، في حالة إتخاذ القرار يُتخذّ القرار بسؤال مباشر: «من يوافق على العرض؟» وإذا لم يُجمع الجميع على قرار واحد يُرفض قرار التغيير، ويبقى الحال على ما هو عليه.

٥ – في حالة الإجماع على قرار واحد، تُتخذ الخطوة التالية بسؤالين: «متى يُنفذّ القرار؟ ومن المسؤول عن التنفيذ؟».

٦ – نوقِش الموضوع واتُّخذت الإجراءات اللازمة، ينتقل الفريق للمحور التالي في البرنامج، وتُعاد الخطوات الست مرة أخرى. 

نصائح وحِيَلْ

يقدّم منهج تسوية مشاكل التواصل عدّة نصائح لإبقاء الاجتماع مُنجِزًا.

لتُحدّد قائمة البرنامج اتبع ما يلي:

• تحديد قائمة البرنامج المبدئية قبل الاجتماع، يمكن إضافة محاور جديدة أثناء الاجتماع لكن فقط إذا سمح الوقت.
• يمكن لأي شخص إضافة موضوع لمحاور البرنامج، والشخص الذي يعرض الموضوع هو «صاحب الاقتراح» وهو من يحدد مدة نقاش موضوعه.
• يجب تشجيع أفراد الفريق لصياغة محاورهم بطريقة سؤال.
• يجمع مسؤول البرنامج قائمة المحاور النهائية حيث لا يحدد مسؤول البرنامج المحاور، إنما يجمعها ويكتبها على الورق أو على لوح كتابة فقط.

يُشجّع منهج تسوية مشاكل التواصل الأفراد على المحافظة على سلاسة الاجتماع بسؤال الأسئلة التالية:

• من لديه مُقترح؟
• ما هي الإيجابيات والسلبيات؟
• ما هي العواقب؟
• من يؤيد القرار ومن يعارضه ولماذا؟
• من لديه مُقترح آخر؟
• من لديه مشكلة أخرى؟

إذا بدأ سير الإجتماع يخرج عن مساره، يطلب منهج تسوية مشاكل التواصل من الأفراد سؤال الأسئلة التالية لإعادة الأمور لمسارها:

• عندما يبدأ الكلام بتكرار نفسه، اسأل السؤال التالي: «هل هناك أي معلومات أخرى أو معلومات جديدة؟»
• عندما يتشعّب الموضوع، اسأل السؤال التالي: «ما علاقة هذا بموضوع نقاشنا؟»

عندما تعم الفوضى نادِ على شخص بعينه واسأله بعد أن ينتبه لك «ما رأيك بالموضوع؟»

المصدر

تمت الترجمة بإذن من الكاتب