كتابة الملاحظات تجعل منك مستمعاً جيداً

ترجمة بتصرف لمقال: Become a Better Listener by Taking Notes. By Sabina Nawaz

تدقيق: محمد المهندس

مراجعة: لولوه العيسى

هل حدث أن كنت في اجتماع ما وحدثت مقاطعات في الكلام بين الأشخاص، أو تم طرح أفكار جديدة لا وقت لها، أو تم إعادة نقاط أشخاص آخرين بحجة التحدث؟ فديناميكية الفريق وأفعاله قد تؤدي إلى نجاح أو فشل الاجتماعات، وكل هذا يؤدي إلى مضيعة في الوقت والجهد من خلال عقد الكثير من الاجتماعات لتصحيح المفاهيم الخاطئة أو تكرار القرارات أو لتهدئة الأوضاع.

هناك حل واحد سيساعد في قضاء الوقت المخصص للاجتماعات بشكل أكثر كفاءة وفاعلية وهو: الإنصات، فمن خلال تطوير طريقة استماعك وفهمك للآخرين في الاجتماعات يمكن تقليل تكرار الأفكار والمفاهيم الخاطئة أثناء الاجتماع، مما سيساعد على زيادة الإنتاجية والفاعلية خلال وقت الاجتماع أكثر من ذي قبل.

وإذا كان الإنصات سيحل مشاكل كثيرة، فلماذا تصعب ممارسته والقيام به؟ السبب في ذلك أننا نسمع لنرد جواباً، أو لذكر وجهة نظرنا قبل أن ننساها، لذا فنحن نركز على أنفسنا بدلاً من الاستماع إلى الآخرين، ومحاولة فهمهم.

ومن خلال عملي مع المدراء توصلت إلى وسيلة بسيطة ستساعدك على الاستماع الفعال في الاجتماعات، والتي أطلقت عليها “الملاحظات الهامشية”.

من الممكن أن تقول أن هذا ليس شيئاً جديداً، ولكن إن لم تستخدم هذه الملاحظات للتفكير بشكل أفضل لفهم الآخرين وتحضير ردودك، فإنك ستقع في نفس الفخ من خلال التحدث قبل التفكير، فالملاحظات الهامشية تمكنك من التفكير، والفهم، ومعالجة المعلومات، وربط أجزاء الحوار ببعضها، ومن ثم السؤال بطريقة فعالة بدلاً من ذكر أول أمر يخطر ببالك.

وهنا آلية العمل:

  • اجعل بورقتك هوامش عريضة، ودوِّن ملاحظاتك أثناء تحدث الآخرين، اكتب ما بين الهوامش (الجزء الأساسي) فقط ما يقوله الآخرون ولكن بشكل رموز وليس حرفياً ويمكنك لاحقاً كتابتها بشكل تفصيلي.
  • الأمر الثاني هو أن تكتب في الهوامش أفكارك وقراراتك واعتراضاتك وأسئلتك مقابل كل نقطة كتبتها، وبالتالي تكون قد فصلت أفكارك الخاصة عما يقوله الآخرون ويسهل عليك مراجعته لاحقاً وسماع المتحدثين بكل راحة، فعلى سبيل المثال عندما يطرح مديرك فكرة تلو الأخرى عن منتج جديد، ففي هذه اللحظة يمكنك كتابة ملاحظة في الهامش حول “سؤال عن الميزانية” مثلاً.
  • الأمر الثالث عند التحدث، يجب أن تركز على ذكر الأفكار المهمة أولاً التي كتبتها في الهوامش واشطب على كل فكرة بعد الانتهاء منها ،و إن لم يسعك الوقت لذكرها كلها ضع عليها علامة للرجوع لها في وقت لاحق.

ومثال على ذلك هو شركة تعاني من مشاكل كثيرة مما أدى إلى اجتماعات لافائدة منها، لذا قرر المدير اتباع نموذج الملاحظات الهامشية في اجتماعاته مع فريق العمل، وبعد ذلك قام بتقييم الملاحظات بأهم الأمور والأسئلة التي كتبها في الملاحظات وانتظر في نهاية الاجتماع لطرح أسئلته.

استطاع المدير في النهاية اتخاذ قرار حول كيفية قيادة المحادثات باسلوب استراتيجي نحو مخرجات العمل.

وهنا بعض التليمحات التي يجب اتباعها أثناء كتابة هوامش الملاحظات لكي تكون مستمتعاً جيداً:

  1. اكتب المواضيع الشائعة، وكيفية الترابط بينها.
  2. اقتنص الوقت المناسب لطرح السؤال.
  3. اختبر الفرضيات، فعندما يطرح شخص جملة عامة لأول مرة، تفحصها من كل الجوانب وقارنها مع الأفكار الأخرى قبل الرد.
  4. انتبه للأمور التي لم تُصرّح حرفياً.
  5. كن ذكياً في ما تقوله في نهاية الاجتماع، فليس واجباً أن تذكر كل ما كتبته في هوامش الملاحظات.

كتابة مايقوله الناس في الاجتماع على هيئة نقاط  يساعدك على متابعة حديثهم بإنصات، وكتابة ردك أو فكرتك يساعد على عدم نسيان أي فقرة مهمه،فإنصاتك الجيد أثناء الاجتماعات يمنحك الفرصة للربط بين النقاط و تقديم أفكارك بشكل أكثر إقناعاً وبالتالي ننجح في عمل اجتماعات مثمرة وعمل حقيقي.

المصدر

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *