تدقيق: علي الضويلع

مراجعة: محمد المهندس

مشهور عن اجتماعات العمل أن لها سمعة سيئة في تضييع للوقت.

عليك أن تكون ذكياً لتحفظ يومك من ألا تلتهمه تلك الاجتماعات على نحو غير ضروري. فهذه الدقائق الثمينة التي يمكنك أو موظفيك استغلالها في القيام بشيء مفيد.

اتخذ الرئيس التنفيذي جيف بيزوس موقفا لتجنب الاجتماعات غير الضرورية فلديه تلميح يزيد من إنتاجيتهم وجدواهم عندما لا يمكن تفادي الاجتماع واسماه قاعدة “فطيرتي البيتزا”.

القاعدة بسيطة، فكلما زاد عدد الأشخاص المتواجدين في الاجتماع كلما كان الاجتماع أقل إنتاجية. فما هو الحل؟ الحل هو ألا يُعقد اجتماع إلا إذا كان المجتمعون تكفيهم فطيرتان من البيتزا فقط.

اجتماع فريق كبير في آن واحد سيقتل الإبداع في اجتماعك، فكما تقول ريتشيل جيليت من موقع فاست كومباني “أن الفكرة من العمل ضمن فرق صغيرة من المفترض أن تساعد على تقليل العديد من الأشياء القاتلة للإبداع كالتفكير الجماعي والتسكع الاجتماعي.”

وكما تشير تقارير ريتش فيلوني على موقع بزنس إنسايدر، فإن المقومات الاساسية لعقد اجتماع متكامل هي تعيين مشرف قوي ووضع قواعد أساسية ثابتة وأن تكون محاور الاجتماع مناسبة لجميع الحضور مع التأكيد على أن النقاشات لها علاقة بجميع الحاضرين سلفاً.

جدير بالذكر، ما كتبه محاضر علم النفس في جامعة لندن الدكتور أدريان فورنهام في مجلة علم نفس اليوم أن من الأمور التي تساعد على إدارة تطلعاتنا من الاجتماعات هي “إعداد الأجندة وتعميمها على الحضور دوماً قبل الاجتماعات” وأضاف أيضا، ” اتفاق الجميع مسبقا على الغرض من الاجتماع وتولي مسؤولية الأجندة والنتائج و توضيح لماذا قد تم اختيارهم لحضور الاجتماع فضلا عن الاخرين وتزويدهم بالمدة التي سيستغرقها الاجتماع “، وخلاصة قاعدة بيزوس هي أن البركة في القلة عندما يتعلق الأمر بالاجتماعات، كما يمكنك أن تطبق نصيحته حرفياً وتقدم فطيرتي بيتزا للمشاركين في اجتماعاتك بين الحين والآخر، فمع البيتزا كل شيء أحسن.

المصدر